Hotelfunktion
Die Hotelfunktion bietet eine Zimmer- und Gesprächsdatenverwaltung mit folgendem Funktionsumfang:
Rezeptionstelefon
Das Rezeptionstelefon unterstützt über das Display und die LEDs der Funktionstasten verschiedene Steuer- und Abfragefunktionen. Für jedes Zimmer wird am Rezeptionstelefon eine Funktionstaste eingerichtet, über die diverse Funktionen ausgeführt werden können.
Vor dem Check-in kann der Zimmerstatus (gereinigt, ungereinigt, gesperrt) überprüft und geändert werden.
Ab dem Einchecken können folgende Einrichtungs- und Abfragefunktionen genutzt werden:
• Abfrage der Gesprächskosten inklusive Eincheckdatum
• Druck einer Zwischenrechnung
• Einrichtung einer Weckzeit
• Sperre des externen Telefonierens
• Check-out
Zimmertelefon
Im Einsatz als Zimmertelefon werden auf den Geräten die Programmier- und Vermittlungsfunktionen sowie besondere Gesprächseinleitungsarten gesperrt. Der Gast kann Gespräche einleiten und annehmen und eine Weckzeit einrichten. Das Reinigungspersonal kann zusätzlich den Zimmerstatus kennzeichnen.
Zudem kann der Administrator das Einleiten von Gesprächen zwischen Zimmertelefonen (Room2Room) unterbinden.
Die Funktionen des Zimmertelefons werden genauso bedient, wie für normale Telefone beschrieben. Ausnahme: Eine mit Hotelzimmer belegte Funktionstaste erlaubt das Einrichten einer Weckzeit sowie die Abfrage der Gesprächskosten und des Eincheckzeitpunkts.
Folgende Funktionen sind weiterhin möglich:
• Einleiten sowie Entgegennehmen von internen und externen Gesprächen
• Löschen von Listen und Gebühren (der Gebührenzähler der TK-Anlage wird davon nicht beeinflusst)
• Nutzung der Anrufer-/Gesprächs-/Wahlwiederholungsliste sowie des Telefonbuchs (Teile des Telefonbuchs können im Telefon gesperrt werden)
• Terminruf/Wiedervorlage und Power Dialling
• Abfrage der Gesprächskosten und Einrichten einer Weckzeit über Funktionstaste
Druckfunktion
Über das Rezeptionstelefon können die angefallenen Gesprächskosten eines Gasts als Rechnung oder Zwischenrechnung mit Einzelverbindungsnachweis ausgedruckt werden.
Voraussetzungen:
• Freigeschaltete Hotelfunktion (optional, siehe Freischaltung)
• ISDN-Systemtelefon, das Funktionstasten für Rezeptionstelefone unterstützt (optional, siehe Anleitung des Telefons)
Vorgehensweise bei der Einrichtung:
• Rezeptions- und Zimmertelefone auswählen.
-Über den Konfigurationsmanager (auf folgenden Seiten)
-Funktionen > Hotelfunktion > Rezeptionsteilnehmer
-Funktionen > Hotelfunktion > Zimmerteilnehmer
Hinweis: Das Systemtelefon kann nicht gleichzeitig als Wartefeldzentrale und als Rezeptionstelefon verwendet werden. Hinweis: Damit die Gebühren bei Vermittlungswunsch dem Hotelgast vollständig angerechnet werden, muss die Funktion Gebührenerfassung wechselt mit Tn (Seite Funktionen > Gebührenkonten) für das Rezeptionstelefon eingeschaltet sein. Hinweis: Damit das Hotel immer erreichbar bleibt, können die Rezeptionstelefone zu einer Gruppe zusammengefasst werden, für die ein oder mehrere Gesprächskanäle reserviert werden. Alternativ können den Zimmertelefonen Amtberechtigungen nur für einen Teil der zur Verfügung stehenden externen Ports zugewiesen werden.• Druckfunktion einrichten.
-Über den Konfigurationsmanager (Seite Funktionen > Hotelfunktion > Druckformular erstellen)
• Am Rezeptionstelefon eine Hotelzimmertaste für jedes Zimmertelefon einrichten (optional, siehe Anleitung des Telefons).
Hinweis: Während des Ein- oder Auscheckvorgangs, ist das Rezeptionstelefon für eingehende Rufe nicht erreichbar. Für solche Fälle sollte eine Rufumleitung bei besetzt eingerichtet werden. Hinweis: Sollen vergebliche Rufe im Rezeptionstelefon dokumentiert werden, muss die Aufnahme der internen Rufe in die Anruferliste aktiviert sein.• Am Zimmertelefon eine Hotelzimmertaste für die Abfrage der Gesprächskosten und Einrichtung einer Weckzeit einrichten (optional, siehe Anleitung des Telefons).
Hinweis: Der im Systemtelefon eingestellte Wert für Kosten pro Gesprächseinheit (optional, siehe Anleitung des Telefons) sollte mit dem im Konfigurationsmanager übereinstimmen.• SFTP-Transfer einrichten und den SFTP-Server einschalten, wenn ein externes Auswertungsprogramm auf bereitgestellte Daten (z. B. Gesprächsdatenliste) zugreifen soll.
-Über den Konfigurationsmanager (Seite Administration > IP-Konfiguration > SFTP-Server))