Ein Benutzer wird in der TK-Anlage personengebunden eingerichtet. Einem Benutzer werden eine Rufnummer, PIN, Passwort und bestimmte Eigenschaften zugewiesen. Zur Anzeige bei kommenden Rufen kann einem Benutzer zusätzlich zum Namen ein Kontaktbild zugewiesen werden.

Ein Benutzer kann bis zu fünf Telefonen einfach oder fest zugeordnet werden. Damit kann er z. B. ein Telefon am Büroarbeitsplatz, ein Telefon im Homeoffice und ein DECT-Telefon im Firmengebäude gleichzeitig nutzen. Alle Telefone haben die persönlichen Einstellungen und Rechte des Benutzers und sind über seine Rufnummer erreichbar. Dabei erkennt die TK-Anlage, ob ein Telefon des Benutzers bereits besetzt ist, und signalisiert dies dem Anrufer.

Mit der Funktion FMC kann auch ein Mobiltelefon als Telefon des Benutzers eingesetzt werden.

Bei der festen Zuordnung eines Benutzers zu einem Telefon wird der Benutzer zum Besitzer des Telefons. Mit diesem Status kann sich der Benutzer vorübergehend aus dem Telefon aus- und wieder einloggen, damit das Telefon z. B. im Homeoffice nicht klingelt, während er im Büro ist.

Hat ein Benutzer die Berechtigung für die Funktion Roaming User, gelten weitere Besonderheiten für den Zugriff auf Telefone.

In Kombination mit der zentralen Anruferliste wird dem Benutzer der Zugriff auf alle seine Rufe ermöglicht (eingehend und ausgehend). Voraussetzung ist ein Telefon der COMfortel D-Serie.

Wenn ein Benutzer mit mehreren Telefonen TAPI benutzt, muss er festlegen, welches Telefon durch TAPI gesteuert wird. Diese Festlegung ist nicht dynamisch und wird beim Wechseln zwischen den Telefonen nicht geändert. Das erste Telefon, dem der Benutzer zugeordnet wurde, ist zunächst aktiv. Wird ein anderes Telefon gewünscht, muss dieses aktiv als TAPI-Telefon festgelegt werden.

Mehrere Benutzer können in einer Gruppe zusammengefasst werden, um über dieselbe Rufnummer erreichbar zu sein und/oder zusätzliche Eigenschaften zu erwerben.