Ein Benutzer wird in der TK-Anlage personengebunden mit einer internen Rufnummer eingerichtet. Eine Person kann kommende Rufe damit an verschiedenen, auch wechselnden Telefonen empfangen.

Kommende Rufe für eine Gruppe werden über die Mitgliedschaft in einer Gruppe und das Ein-/Ausloggen gesteuert.

Externe kommende Rufe werden über das Amtrouting kommend gesteuert.

Kommende Rufe von der Tür werden über Türrufe gesteuert.

Weitere Steuerungsmöglichkeiten z. B. Rufumleitung oder automatische Rufannahme sind im Anschluss aufgeführt.

Kommende Rufe können, sofern vom Telefon unterstützt, durch unterschiedliche Klingeltöne unterschieden werden.

Weitere Möglichkeiten der Rufunterscheidung z. B. durch Anzeigen im Display des Telefons sind im Anschluss aufgeführt.

Mit der Funktion Anklopfen können kommende Rufe während eines laufenden Gespräches signalisiert werden.

Mit der Funktion Arufschutz können kommende Rufe bei Bedarf ausgeschaltet werden.

Mit einem Pick-up kann ein Ruf, der an einem anderen internen Telefon oder an einer eigenen Voicemailbox eingeht, am eigenen Telefon angenommen werden.

Mit einem Pick-up aller Rufe an Gruppenmitglieder kann ein Gruppenmitglied sowohl Rufe an die Rufnummer der Gruppe als auch direkte Rufe an einzelne Mitglieder der Gruppe heranholen.

Mittels Pick-up-Vorabfrage kann ein Benutzer vor Ausführen eines Pick-ups sehen, welchen Anruf er übernehmen würde.

Mit der Funktion Rufumleitung können Rufe abhängig von der Situation (sofort, bei besetzt oder bei nichtmelden) umgeleitet werden. Je nachdem, welche Rufe umgeleitet werden sollen, stehen verschiedene Rufumleitungen für Benutzer, Gruppen oder externe Rufnummern zur Verfügung.

Die Funktion Follow-me ermöglicht die Einrichtung der Umleitung vom Zieltelefon aus.

Die Funktion Parallelruf leitet nicht um, sondern signalisiert eingehende Rufe zusätzlich an einem weiteren, auch externen Telefon.

Die Funktion automatische Zentrale nimmt Anrufe entgegen und verbindet Anrufende mit dem gewünschten Ziel. Ist die Funktion Text vor Melden nachgeschaltet, werden Anrufende im Besetztfall nicht abgewiesen, sondern direkt in eine Warteschleife gestellt. Alternativ kann es sich bei dem Ziel auch um eine Voicemailbox handeln, die das Anliegen aufzeichnet oder eine Ansage mit Informationen abspielt.

Bei kommenden Rufen können an einem Telefon der COMfortel D-Serie (COMfortel D-400/D-600 ab Firmwareversion 2.6B) Kontaktbilder der Anrufenden angezeigt werden. Kontaktbilder können zu diesem Zweck den Benutzern (für die Anzeige bei internen Rufen) und den Kontakten (für die Anzeige bei externen Rufen) zugewiesen werden.

Bei kommenden Rufen wird an einem Telefon der COMfortel D-Serie angezeigt, welches Ziel gerufen wurde (externe Rufnummer, Gruppe, weitergeleitetes Ziel).